Neem contact met ons op voor vrijblijvende kennismaking!

Een andere aanpak?

Project management, resultaten bereiken, effectiviteit verhoging, het is niet de eerste keer dat dit geroepen wordt.. Daarom is het belangrijk om helder te maken wat hier nu anders aan is. Het is mijn overtuiging dat project management vooral passend moet zijn. Wat is passend? Passend voor wie? Passend hoe? Maar eerst, wat is nu (project management)?

Wat is Project Management?

Een project geldt als een set gerelateerde activiteiten die tezamen een samenhangend doel opleveren en een vast begin en eind heeft. Project management is het beheersen van projecten. Het is de manier waarop projecten georganiseerd, voorbereid, gepland, uitgevoerd en afgerond worden binnen de gestelde eisen voor kwaliteit, geld en tijd. Er bestaan vele methoden om project management te doen, waarbij IPMA, en PRINCE2 het meest genoemd worden.
We nemen  PRINCE2 hier als voorbeeld. Waar kenmerkt de methodologie zich mee? PRINCE2 is een productgerichte methode en beschrijft in 7 principes, 7 processen en 7 Thema’s een kader voor project management. Samengevat zou je kunnen zeggen dat PRINCE2 een handvat biedt:
  • Hoe een project te rechtvaardigen en te starten
  • Hoe een project goed in te richten
  • Hoe de belangrijkste stappen in een project te managen
  • Hoe om te gaan met de typische projectonderwerpen als:
    • Organisatie van een project, inclusief de governance (besturingsstructuur)
    • Maken, beheren en communiceren van plannen
    • Omgaan met voortgang, risico’s en issues
    • Beheersen van de kwaliteit
    • Omgaan met tussentijdse wijzigingen
    • Eisen rondom de documentatie van projectvoering

Al met al, biedt een methodologie als PRINCE2 een goed kader waarbinnen je als organisatie je projecten kunt doen. Waarom is een methodologie als PRINCE2 dan toch niet voor iedereen toepasbaar?  


Passend Project Management

Hoe bepalen we wat passend project management is?
  • Passend voor het team
  • Passend voor het werk
  • Passend voor de organisatie
  • Passend voor jou als individu in het project
  • Passend voor het projectbudget
  • Passend voor de cultuur 
Ook de PRINCE2 methodologie erkent dat aanpassing aan de projectomgeving belangrijk is. Er wordt als uitgangspunt genomen dat aanpassing goed is, zolang er maar wel aan de 7 principes van PRINCE2 wordt voldaan. Wat zijn de 7 principes?

1. Voortdurende Business Rechtvaardiging

Een PRINCE2 project moet een valide reden hebben, die gedurende de gehele levensloop van het project ook valide moet blijven en vastgelegd en goedgekeurd moet worden. Die redenen worden vastgelegd in een zogenaamde Business Case, die voortdurend gemonitord wordt en bijgewerkt met de nieuwste gegevens. Het doel is om er voor te zorgen dat een project niet maar doorgaat, terwijl er geen echte baten (meer) te verwachten zijn. Die baten hoeven overigens niet alleen geldelijk te zijn.

2. Leren van Ervaringen

Project teams die PRINCE2 gebruiken worden geacht voortdurend te leren van (eigen) ervaringen. Dit houdt in dat bij de start van een project bijvoorbeeld naar leerpunten uit eerdere projecten in de organisatie wordt gezocht, maar ook dat gedurende de uitvoering van het project constant oog wordt gehouden voor manieren om zaken beter te doen. Om ook toekomstige projecten de mogelijkheid te bieden te leren, zullen de lessen bij de afsluiting van het project ook opvraagbaar of benaderbaar moeten worden gemaakt.

3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden

Een project zal alleen maar slagen als de juiste mensen erbij betrokken worden en als helder is wie waar voor verantwoordelijk is. Daar horen dan ook de bijbehorende bevoegdheden bij om die verantwoordelijkheid te kunnen dragen. In een PRINCE2 project zijn taken, rollen en verantwoordelijkheden helder belegd in een structuur waarin aan de belangen van de leverancier, de gebruiker én de organisatie tegemoetgekomen wordt.

4. Managen per fase

Alles in PRINCE2 is erop gericht de stuurgroep van voldoende sturingsinformatie -en instrumenten te voorzien. Fasering is er daar één van. Een Project wordt in overzienbare fases opgeknipt die eerst worden afgesloten, alvorens de volgende fase kan beginnen. Bij het afsluiten worden de resultaten of wordt een document met de resultaten opgeleverd van de afgesloten fase. Dat kan dan vergeleken worden met de uitgangspunten (zoals deze golden aan het begin van de fase). Dit geeft de mogelijkheid tot bijsturing. Overigens zal de lengte van een fase afhankelijk zijn van vele factoren, zoals de ervaring van de projectmanager, de risicovolheid en complexheid van het project of de omstandigheden buiten het project.

5. Manage by Exception

Om efficiënt en effectief gebruik te maken van managementaandacht worden verantwoordelijkheden gedelegeerd met de bijbehorende speelruimte. Pas als de toleranties op een bepaald niveau overschreden dreigen te worden, wordt het hogere niveau van management ingeschakeld.

6. Productgericht

De focus binnen PRINCE2 ligt op het definiëren van de producten die opgeleverd moeten worden, met de bijbehorende kwaliteitscriteria waaraan die producten moeten voldoen. Het 'wat' staat met andere woorden centraal en niet het 'hoe'. Dat laatste is de verantwoordelijkheid van degene aan wie het opleveren van een product gedelegeerd is.
Het "HOE" komt wel steeds meer op de voorgrond, mede vanwege de eisen die gesteld worden aan werkomgeving, gebruik van hulpbronnen, duurzaamheid en andere zogenaamde secundaire output. Deze secondaire output is te verdelen in twee categorieën:
  • negatieve of onbedoelde kosten verhogen de output;
  • neutrale of positieve kosten verlagen de output.
Binnen de gestelde kwaliteitseisen waar het product volgens de consument aan moet voldoen worden deze eisen steeds vaker vanaf het begin meegenomen om tot een totaal kwaliteitsconcept te komen. Dit leidt tot een meer bewuste productontwikkeling.

7. Aanpassen aan de projectomgeving

De PRINCE2 methodiek biedt een grote set aan middelen om een project van elke omvang of complexiteit te managen. Die volledigheid brengt met zich mee dat de methodiek eigenlijk per project op maat gemaakt moet worden, om aan de behoeften van dat specifieke project in die specifieke omgeving te voldoen. PRINCE2 is immers een hulpmiddel om het project zo goed mogelijk te besturen. Afhankelijk van het project kan dit betekenen dat bepaalde onderdelen van de methodiek anders worden ingevuld. Een internationaal project in een dynamische omgeving zou bijvoorbeeld andere eisen kunnen stellen aan rapportages dan een lokaal project in een statische omgeving. In een zeer innovatief, risicovol project zal meer de nadruk op risicobeheersing liggen dan in een '13-in-een-dozijn'-project. Er kan van alles aangepast worden binnen PRINCE2, zolang aan álle 7 principes voldaan blijft worden.      



Conclusie

Met de ervaring in projecten binnen zowel consultancy, overheid als commerciele organisaties, streeft Mesa Arch Consulting ernaar om voor iedere projectomgeving een passende manier van werken te bepalen. Dit houdt in dat er aan het begin van een opdracht tezamen met de opdrachtgever keuzes worden gemaakt rondom de volgende thema's:
  • Documentatie
  • Besluitvorming
  • Governance
  • Stijl van (project) management en samenwerking
  • Key Performance Indicators / stuurfactoren
Op basis van de gemaakte keuzes kan de methode op maat gemaakt worden.
We gaan graag met u in gesprek over dit onderwerp; neem contact met ons op!
Voor meer detail wordt verwezen naar de beschrijving van de diensten.